Gestion des contrats

OBJECTIF

La Gestion des contrats permet de faire un lien entre le projet, le client et la facturation. Le contrat constitue les informations de base qui sont utilisées pour la facturation et dans les autres options de la facturation contractuelle.

PRÉREQUIS

Gestion des projets
Gestion des clients
Gestion des vendeurs

ICÔNES

Icônes de l'option Gestion des contrats

Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-bas.

Icône 3.05	Titre	Sert à
	Insérer une ligne de total	Dans l’onglet Avis de changement, permet d’ajouter une ligne de total sous la ligne sélectionnée dans la grille.
	Recalculer le tableau (F9)	Recalculer les données et rafraîchir la grille de l’onglet Avis de changement.
	Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés	Permet la modification des montants et des quantités des items déjà facturés. NOTE : S’il existe des factures en cours (non-transférées) pour certaines lignes de l’onglet Avis de changement, celles-ci ne seront pas modifiables.
	Configuration des formulaires	Permet de créer et d’imprimer des formulaires personnalisés qui seront également disponibles dans l’option Gestion des contrats avec bordereau et dans la Gestion des contrats coût plus.

Étapes

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation contractuelle ˃ Fonctions ˃ Gestion des contrats

Créer un contrat

Entrer les informations requises :

Champ

Description

Numéro

Numéro de contrat ou le numéro de projet rattaché au contrat.

NOTE : L’icône permet de sélectionner un projet alors que le bouton […] permet de sélectionner un contrat existant.

Description

Description du projet.

NOTE : Si la description est modifiée, elle est mise à jour dans la Gestion des projets.

Division

Division du projet.

État

État du contrat.

Date fermeture

Date de la fermeture du contrat.

Champ	Description
Numéro	Numéro de contrat ou le numéro de projet rattaché au contrat. NOTE : L’icône permet de sélectionner un projet alors que le bouton […] permet de sélectionner un contrat existant.
Description	Description du projet. NOTE : Si la description est modifiée, elle est mise à jour dans la Gestion des projets.
Division	Division du projet.
État	État du contrat.
Date fermeture	Date de la fermeture du contrat.

Entrer les informations requises dans l’onglet Description du projet :

Section Détails :

Champ

Description

Emplacement

Emplacement du projet (contrat) provenant de la Gestion des contacts.

NOTE : En sélectionnant, un contact de type emplacement, les coordonnées s’afficheront à l’écran (adresse, province, code postal, etc.)

Champ	Description
Emplacement	Emplacement du projet (contrat) provenant de la Gestion des contacts. NOTE : En sélectionnant, un contact de type emplacement, les coordonnées s’afficheront à l’écran (adresse, province, code postal, etc.)

Si aucun emplacement n’est sélectionné, il est nécessaire de compléter les champs suivants :

Adresse

Code postal

Téléphone

Ville

Pays / Région

Fax

Province

Code Zip

Champ

Description

Resp. chantier

Nom du responsable du chantier inscrit dans la Gestion des projets.

Code client

Code du client à facturer issu de la Gestion des clients.

NOTE : Si aucun client n’est défini dans le projet et qu’il est entré dans le contrat, maestro* met à jour le projet lors de l’enregistrement.

Code de taxe US

Code de taxes américaines à appliquer aux ventes en lien avec ce contrat.

Ce code de taxes est issu de la Gestion des codes des taxes et s’applique uniquement si la Gestion des taxes de vente É.-U. est activée, dans les Configurations diverses du Grand Livre.

Vendeur

Code du vendeur qui sera proposé par défaut pour toutes les factures du contrat. Ce code est issu de la Gestion des vendeurs.

NOTE : S’il y a un vendeur inscrit dans le projet, ce dernier est proposé par défaut.

Client principal

Code du client principal issu de la Gestion des clients.

NOTE : Permet d’identifier le client qui a donné le travail à faire, mais qui ne reçoit pas la facture. Il est possible d’imprimer certains rapports par client principal.

Adresse	Code postal	Téléphone
Ville	Pays / Région	Fax
Province	Code Zip

Champ	Description
Resp. chantier	Nom du responsable du chantier inscrit dans la Gestion des projets.
Code client	Code du client à facturer issu de la Gestion des clients. NOTE : Si aucun client n’est défini dans le projet et qu’il est entré dans le contrat, maestro* met à jour le projet lors de l’enregistrement.
Code de taxe US	Code de taxes américaines à appliquer aux ventes en lien avec ce contrat. Ce code de taxes est issu de la Gestion des codes des taxes et s’applique uniquement si la Gestion des taxes de vente É.-U. est activée, dans les Configurations diverses du Grand Livre.
Vendeur	Code du vendeur qui sera proposé par défaut pour toutes les factures du contrat. Ce code est issu de la Gestion des vendeurs. NOTE : S’il y a un vendeur inscrit dans le projet, ce dernier est proposé par défaut.
Client principal	Code du client principal issu de la Gestion des clients. NOTE : Permet d’identifier le client qui a donné le travail à faire, mais qui ne reçoit pas la facture. Il est possible d’imprimer certains rapports par client principal.

Onglet Détails :

Champ

Description

Terme de paiement

Terme de paiement applicable à ce contrat.

NOTES : Si aucun terme n’est spécifié, maestro* utilise celui de la Gestion des clients.

Le terme de paiement permet de calculer la date due de la facture.

Il est également possible d’inscrire le terme de paiement au moment de la facturation.

Activité

Activité de facturation par défaut.

NOTE : Si aucune activité n’est spécifiée lors de la facturation, maestro* prend celle-ci par défaut.

Bon commande

Numéro de bon de commande correspondant au contrat.

NOTE : Ce numéro de bon de commande s’affiche dans l’écran de facturation et est également disponible lors de l’impression de la Liste des comptes à recevoir.

No production

Numéro de production rattaché au contrat.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

Projet client

Numéro de projet du client.

NOTE : Si l’option Dénonciation est installée, il est possible de choisir le projet client créé via cette option.

Taux des coûts

Pourcentage permettant de générer une écriture d’ajustement des travaux en cours (TEC) lorsque ces derniers sont gérés à l’actif.

% de retenue

Pourcentage de retenue applicable sur toutes les factures du contrat.

NOTES : Ce pourcentage s’applique par défaut lors de la facturation, mais il est possible de le modifier.

Si un taux est entré dans la section Taux de retenue du Projet, ce taux est affiché.

Groupe

Groupe de revenu par défaut.

Groupe AC

Groupe de revenu par défaut des avis de changement.

Début du projet

Date de début du projet inscrite dans la Gestion des projets.

Date livraison

Date de livraison du projet inscrite dans la Gestion des projets.

Date provisoire

Date de facturation prévue de la retenue.

Champ	Description
Terme de paiement	Terme de paiement applicable à ce contrat. NOTES : Si aucun terme n’est spécifié, maestro* utilise celui de la Gestion des clients. Le terme de paiement permet de calculer la date due de la facture. Il est également possible d’inscrire le terme de paiement au moment de la facturation.
Activité	Activité de facturation par défaut. NOTE : Si aucune activité n’est spécifiée lors de la facturation, maestro* prend celle-ci par défaut.
Bon commande	Numéro de bon de commande correspondant au contrat. NOTE : Ce numéro de bon de commande s’affiche dans l’écran de facturation et est également disponible lors de l’impression de la Liste des comptes à recevoir.
No production	Numéro de production rattaché au contrat. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
Projet client	Numéro de projet du client. NOTE : Si l’option Dénonciation est installée, il est possible de choisir le projet client créé via cette option.
Taux des coûts	Pourcentage permettant de générer une écriture d’ajustement des travaux en cours (TEC) lorsque ces derniers sont gérés à l’actif.
% de retenue	Pourcentage de retenue applicable sur toutes les factures du contrat. NOTES : Ce pourcentage s’applique par défaut lors de la facturation, mais il est possible de le modifier. Si un taux est entré dans la section Taux de retenue du Projet, ce taux est affiché.
Groupe	Groupe de revenu par défaut.
Groupe AC	Groupe de revenu par défaut des avis de changement.
Début du projet	Date de début du projet inscrite dans la Gestion des projets.
Date livraison	Date de livraison du projet inscrite dans la Gestion des projets.
Date provisoire	Date de facturation prévue de la retenue.

Onglet Comptes de G/L :

Si aucun compte n’est entré, maestro* prend le compte défini dans l’activité, sinon celui des Configurations diverses.

Champ

Description

Vente

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus.

Avis de chang.

Compte de grand livre de revenu utilisé pour comptabiliser les avis de changements (extras).

NOTE : Ce compte peut être le même que celui du champ Vente si aucune distinction n’est faite entre les ventes et les extras.

Champ	Description
Vente	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus.
Avis de chang.	Compte de grand livre de revenu utilisé pour comptabiliser les avis de changements (extras). NOTE : Ce compte peut être le même que celui du champ Vente si aucune distinction n’est faite entre les ventes et les extras.

Section Totaux :

Champ

Description

Contrat

Montant original du contrat sans les taxes et les avis de changements.

Avis de changement

Montant des avis de changement provenant de l’onglet Avis de changement.

NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en positif dans l’onglet Avis de changement.

Crédit

Montant des crédits accordés.

NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en négatif dans l’onglet Avis de changement.

Facturé à date

Montant facturé à ce jour.

Retenue à date

Montant de retenue facturé à ce jour.

Total sans retenue

Montant total du contrat incluant les avis de changement et les crédits.

NOTE : Le montant total n’inclut pas les montants de retenue.

T.P.S. / T.V.Q.

Taxes calculées sur le contrat et les avis de changements en fonction des taxes définies dans la Gestion des clients.

Total à date

Grand total facturé incluant les montants de taxes.

Travaux en cours cumulatifs

Montant des travaux en cours (TEC) cumulés sur le contrat.

NOTE : Ce champ ne peut être modifié par l’utilisateur. Il se calcule automatiquement seulement si le champ Taux des coûts est complété.

Retenue à facturer – Contrat

Montant des retenues à facturer sur le contrat original.

NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

Retenue à facturer – A/C

Montant des retenues à facturer sur les avis de changements.

NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

Retenue à facturer – Total

Total des retenues à facturer sur le contrat et les avis de changements.

NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

Recette Retenue

Montant reçu sur la retenue.

Recette

Montant des recettes encaissées sur le contrat et les avis de changement.

Champ	Description
Contrat	Montant original du contrat sans les taxes et les avis de changements.
Avis de changement	Montant des avis de changement provenant de l’onglet Avis de changement. NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en positif dans l’onglet Avis de changement.
Crédit	Montant des crédits accordés. NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en négatif dans l’onglet Avis de changement.
Facturé à date	Montant facturé à ce jour.
Retenue à date	Montant de retenue facturé à ce jour.
Total sans retenue	Montant total du contrat incluant les avis de changement et les crédits. NOTE : Le montant total n’inclut pas les montants de retenue.
T.P.S. / T.V.Q.	Taxes calculées sur le contrat et les avis de changements en fonction des taxes définies dans la Gestion des clients.
Total à date	Grand total facturé incluant les montants de taxes.
Travaux en cours cumulatifs	Montant des travaux en cours (TEC) cumulés sur le contrat. NOTE : Ce champ ne peut être modifié par l’utilisateur. Il se calcule automatiquement seulement si le champ Taux des coûts est complété.
Retenue à facturer – Contrat	Montant des retenues à facturer sur le contrat original. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.
Retenue à facturer – A/C	Montant des retenues à facturer sur les avis de changements. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.
Retenue à facturer – Total	Total des retenues à facturer sur le contrat et les avis de changements. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.
Recette Retenue	Montant reçu sur la retenue.
Recette	Montant des recettes encaissées sur le contrat et les avis de changement.

L’onglet Champs supplémentaires permet de personnaliser la Gestion des contrats en ajoutant des champs. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Configuration.
Entrer les informations requises dans l’onglet Avis de changement :

Il est possible d’insérer les totaux dans la présentation des avis de changement en cliquant sur l’icône Insérer une ligne de total.

Il est possible de déverrouiller le contrat afin de permettre de modifier les quantités ou les montants sur les lignes déjà facturées, en cliquant sur l’icône Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés. Par contre, il est impossible de modifier des lignes pour lesquelles des factures sont en cours de traitement (factures entrées, mais non transférées).

Champ

Description

Détails

Brève description de l’avis de changement client.

NOTE : Cette description s’affiche lors de la facturation, si le champ À Imprimer est coché.

Projet

Projet utilisé pour comptabiliser l’avis de changement.

NOTE : Il est également possible que le projet corresponde à un sous-projet.

Activité

Activité de facturation de l’avis de changement.

Groupe revenu

Groupe de revenu de l’avis de changement.

Unité

Champ texte représentant l’unité à facturer.

Demandé

Montant demandé pour l’avis de changement.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation disponible en cliquant sur l’icône Imprimer.

Approuvé

Montant approuvé par le client pour l’avis de changement.

NOTE : Il est suggéré d’inscrire le montant approuvé par le client avant de facturer afin de voir le montant demandé versus le montant approuvé dans le rapport Suggestion de facturation.

% Avancement

Pourcentage d’avancement de la facturation.

Qté avancement

Quantité d’avancement de l’avis de changement.

Facturé

Montant facturé à ce jour pour l’avis de changement lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

Ret @ Fact

Montant de la retenue à facturer sur les avis de changements lorsque l’utilisation du traitement comptable des retenues est à NON ou retardé.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

À compléter – Taux

Pourcentage restant à compléter sur l’avis de changement.

À compléter – Montant

Montant à compléter sur l’avis de changement.

Production

Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à ce jour.

NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau.

À Imprimer

Indique que l’avis de changement sera imprimé sur la facture, si la case est cochée.

Total

Indique le total seulement sur la facture, si la case est cochée.

Date Avenant

Date de l’avis de changement.

No Directive

Numéro de directive.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Date présentation

Date de la présentation de la directive au client.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Bon de commande

Permet d’entrer, par avis de changement, le numéro de bon de commande du client.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Commentaire résumé

Commentaire sur l’avis de changement.

Commentaires

Mémo.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

Type avis de changement

Mode de facturation de l’avis de changement.

NOTES : Il est impossible de facturer l’avis de changement dans un autre mode que celui sélectionné.

Deux valeurs sont possibles : Facturation à forfait / Facturation à bordereau ou Facturation à coût plus.

No soumission

Numéro de soumission issu du module Soumissions.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

No d’avis de changement

Numéro d’avis de changement si la ligne a été créée à partir de la Gestion des avis de changement.

Champ	Description
Détails	Brève description de l’avis de changement client. NOTE : Cette description s’affiche lors de la facturation, si le champ À Imprimer est coché.
Projet	Projet utilisé pour comptabiliser l’avis de changement. NOTE : Il est également possible que le projet corresponde à un sous-projet.
Activité	Activité de facturation de l’avis de changement.
Groupe revenu	Groupe de revenu de l’avis de changement.
Unité	Champ texte représentant l’unité à facturer.
Demandé	Montant demandé pour l’avis de changement. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation disponible en cliquant sur l’icône Imprimer.
Approuvé	Montant approuvé par le client pour l’avis de changement. NOTE : Il est suggéré d’inscrire le montant approuvé par le client avant de facturer afin de voir le montant demandé versus le montant approuvé dans le rapport Suggestion de facturation.
% Avancement	Pourcentage d’avancement de la facturation.
Qté avancement	Quantité d’avancement de l’avis de changement.
Facturé	Montant facturé à ce jour pour l’avis de changement lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
Ret @ Fact	Montant de la retenue à facturer sur les avis de changements lorsque l’utilisation du traitement comptable des retenues est à NON ou retardé. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
À compléter – Taux	Pourcentage restant à compléter sur l’avis de changement.
À compléter – Montant	Montant à compléter sur l’avis de changement.
Production	Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à ce jour. NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau.
À Imprimer	Indique que l’avis de changement sera imprimé sur la facture, si la case est cochée.
Total	Indique le total seulement sur la facture, si la case est cochée.
Date Avenant	Date de l’avis de changement.
No Directive	Numéro de directive. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Date présentation	Date de la présentation de la directive au client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Bon de commande	Permet d’entrer, par avis de changement, le numéro de bon de commande du client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Commentaire résumé	Commentaire sur l’avis de changement.
Commentaires	Mémo. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
Type avis de changement	Mode de facturation de l’avis de changement. NOTES : Il est impossible de facturer l’avis de changement dans un autre mode que celui sélectionné. Deux valeurs sont possibles : Facturation à forfait / Facturation à bordereau ou Facturation à coût plus.
No soumission	Numéro de soumission issu du module Soumissions. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
No d’avis de changement	Numéro d’avis de changement si la ligne a été créée à partir de la Gestion des avis de changement.

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Voir aussi

Dénonciation
Liste des comptes à recevoir
Facturation
Facturation des retenues